Coordinador del espacio vs. wedding planner
Son muchas las parejas que se cuestionan si es necesario o no el contratar a un/a wedding planner, sobre todo cuando la finca les proporciona un coordinador de eventos.
Cada vez son más las fincas o sitios de boda que incluyen a esta figura o si no, “será el metre el que se encargue de todo”. Pero, ¿qué es todo? Os animo a que antes de decidir dejéis pasar un poco el tiempo e intentad hacer una lista para ser conscientes de todas las tareas que conllevará vuestra boda. Será entonces cuando veréis si realmente necesitaréis ayuda de un/a wedding planner o con el coordinador de eventos que os proporciona la finca o restaurante será suficiente.
Es cierto que puede parecer que tanto el organizador de eventos como el/la wedding hacen prácticamente lo mismo. Pero… ¿realmente es así? La respuesta es no. Si bien ambos dos son de gran ayuda para los novios, lo cierto es que sus labores no son las mismas y no solo durante la boda, si no antes de ella.
Funciones antes de la boda
¿Cuándo comienza su trabajo?
Como comentaba, las diferencias entre ellos no solo son visibles durante el día de la boda si no que ya comienzan mucho antes. Un/a wedding planner suele estar presente en muchos preparativos y momentos previos, desde el momento de elegir fecha y lugar hasta conocer bien los gustos de los novios para definir desde el principio el estilo de boda siempre acorde a sus personalidades.
Sin embargo, el organizador de eventos no estará presente en tantas decisiones ni dará un servicio tan personalizado. Su trabajo suele estar totalmente ligado a la finca y se encargará de todo lo que tenga que ver con ella, pero no con otros preparativos. Suele ponerse al corriente del orden de la boda y de todos los detalles unas semanas antes de la misma.
Relación con proveedores
Una de las tareas que más decisiones y tiempo conlleva es la búsqueda y elección de los proveedores que intervendrán en vuestra boda: fotógrafos, floristas, músicos, dj…
El coordinador de eventos, en ocasiones recomienda proveedores, sobre todo con los que suelen trabajar en la finca o restaurante o con los que tienen algún tipo de convenio. Suelen encargarse principalmente del catering y lo relacionado con el banquete.
Sin embargo, la labor principal del wedding planner es precisamente la gestión de los proveedores de la boda. Los wedding planner conocen muchos de ellos, diferentes entre sí y se preocupará de recomendaros aquellos que mejor se ajusten a vuestros gustos, necesidades y presupuesto. Contactará con ellos, hará porque los conozcáis, gestionará los contratos, pagos y velará porque cumplan con sus servicios.
Al final, la relación del wedding planner con todos los proveedores es más estrecha, comienza desde el principio y esto conlleva a que todo esté bajo control, mientras que el coordinador de eventos, se pone en contacto con ellos unos días antes de la boda y son los propios proveedores o vosotros mismos los que tenéis que explicarle los servicios contratados, intervenciones durante la boda… etc.
Decoración
En muchas ocasiones los novios se sienten un poco perdidos en cuanto a la decoración. El coordinador de eventos se encargará de mostrar los diferentes rincones decorativos que tienen la finca o restaurante. Los novios tendrán que elegir cuales poner y donde. La verdad es que así parece muy fácil y es cierto, pero muchas veces los novios no se sienten identificados con estos rincones decorativos o prefieren completarlo con algo más personalizado.
Los wedding planner, si además son designer, se encargarán de entender los gustos de los novios con los que tratan, de entender incluso su relación y su historia de amor y en base a esto, les ayudará a elegir una decoración acorde a todo ello.
Una buena decoración se basa en la armonía entre los elementos que la componen, que guarden un mismo estilo o temática. Si además está relacionada con los gustos de los novios será el doble de especial y no pasará desapercibida para nadie.
Coordinación
A parte de contactar, comparar y ayudar a elegir los proveedores para la boda, otra de las labores principales del wedding planner es la de coordinar todo, absolutamente todo en base a lo que quieran hacer los novios.
Se encargará de que todos los proveedores sepan el plan completo del día, minuto a minuto,de manera que cada uno sepa en qué momento debe de intervenir. También de que no les falte de nada. Los proveedores han de poder trabajar bien y a gusto para que su trabajo sea brillante. Los wedding planner se encargarán de que así sea y de que todo lo que necesitan para hacer su trabajo esté listo el día de la boda.
Y no solo con los proveedores, el/la wedding planner sabrá en todo momento las intervenciones de amigos y familiares, su orden, lecturas, regalos… De manera que todo vaya saliendo rodado y no haya imprevistos, atropellos con el tiempo u olvidos.
El coordinador del evento, por otro lado, se encargará de gestionar sobre todo el asunto del catering, banquete y restauración. Algunas veces también estará al tanto de los momentos en los que intervienen los invitados durante el cocktail o banquete, pero no suele encargarse de todos los detalles que suceden antes o después.
Tampoco estará durante la preparación de los novios, ni pendiente de que la novia no se deje el ramo (que con los nervios suele pasar), ni el padrino las alianzas, ni el boli para firmar, ni de llevar la cola a la novia cuando las damas de honor se despistan, ni de controlar las intervenciones de los pajes… Y podríamos seguir enumerando tareas y momentos en los que la/la wedding planner sí estará pendiente y presente.
Relación con los novios
Somos personas, y dado que la relación con el/la wedding planner suele comenzar desde el momento que se contrata y suele durar meses, en muchas ocasiones acaba siendo una relación estrecha y cercana.
El/la wedding planner estará presente en todos los momentos que vosotros queráis que esté, pero sean los que sean, va a formar parte de un momento muy importante de vuestras vidas. Le pondrá toda la ilusión del mundo en que sea una boda de 11, será vuestra ayuda y mano derecha y muchas veces será tu calma y tu anti-estrés (no estoy exagerando, las novias suelen estar muy nerviosas cuando se acerca el día).
La figura del wedding planner conoce muy bien estas situaciones de estrés y nervios, comprende por lo que estáis pasando y sabrá controlar la situación y calmaros para que podáis disfrutar de verdad, tanto de los preparativos, como del día B.
Funciones durante la boda
Montaje y desmontaje
Otra de las funciones de la figura del wedding planner será la de la preparación de detalles, montaje y desmontaje de la decoración.
Las fincas y restaurantes cuentan, cada vez más, con algún tipo de decoración para las celebraciones y bodas, pero también es verdad, que cada vez son más los novios que huyen de las decoraciones típicas y buscan la personalización de todo. Desde las invitaciones y toda la papelería a juego, hasta detalles originales como los abanicos, sombrillas, lágrimas de la felicidad, rincones de fotos, kits contra la resaca, detalles individuales y personalizados para cada invitado… Un sinfín de ideas que el/la wedding planner las hará posibles.
Y no solo eso, si no que se encargará de montarlo todo y dejarlo precioso, de manera que no os tengáis que preocupar de nada ni los días de antes, ni durante la boda, ni después a la hora de recogerlo.
